Cuántas veces hemos escuchado que una empresa tiene que llevar a cabo su Convención Anual, y para abatir costos en estos tiempos de crisis, aplica “el hágalo usted mismo” en lugar de contratar agencias de eventos especializadas, lo que le garantizará el éxito de su evento, ya que cuentan con la experiencia, la calidad y lo más importante: un servicio integral que se adaptará a sus necesidades y presupuesto.
El resultado del “hágalo usted mismo” no es lo más óptimo, considerando que la empresa tuvo que restar tiempo valioso de las actividades diarias para que organizar el evento y coordinar a un sin número de prestadores de servicios, aunado a que, en el momento del evento, en lugar de que el personal sea parte valiosa del mismo, tiene que estar supervisando cada detalle.
Cuando una organización pretende llevar a cabo una Convención Anual, tiene que determinar en forma interna los siguientes puntos.
El objetivo de la misma:
- Si se trata de un lanzamiento.
- Una revisión de resultados anuales con el objeto de proyectar nuevas estrategias o reforzar las existentes y fijar metas, entre otros.
- Una vez fijado el punto anterior, lo más conveniente es que la organización determine un nombre para el evento, con el objeto de crear un link entre la empresa y los participantes.
- Determinar los puntos a tratar durante el evento.
- A quién se va a enfocar el evento: a su personal o a sus clientes.
- El número de asistentes.
- Lugar donde le gustaría llevar a cabo la convención.
- Y por último: ¿cuál es su presupuesto?
Una vez determinados los puntos anteriores, lo que se le sugiere a cualquier empresa que quiere tener éxito en su convención es que no trate de organizarla ella misma, sino que permita que una agencia de eventos empresariales la desarrolle.
Para ello, es importante que la empresa le dé a conocer a la agencia de eventos los puntos anteriormente citados, así como sus requerimientos y la fecha y duración del evento.
Las agencias de eventos le deberán presentar algunas propuestas, por lo general de dos a tres, en donde dependiendo de las necesidades y requerimientos de cada cliente, lo situará en un destino de playa o de ciudad nacional o internacional.
Posteriormente la agencia de eventos, dentro de sus propuestas de paquete de convención, deberá presentar los lugares idóneos para llevar a cabo la convención, sea un hotel o un centro de convenciones, dependiendo del número de participantes, objetivo de la misma y ubicación.
Algunos de los requerimientos básicos que deberá presentar la agencia de eventos para el desarrollo de la convención son:
Señalizaciones, registros, lonas, salones, carpetas, edecanes, coffee breaks, ponentes, equipo de audio, video e iluminación, escenografía y obsequios entre otros servicios.
El servicio de contratación y coordinación de las reservas grupales del cliente en lo referente a traslados aéreos y terrestres, hoteles, programas de alimentos, tours, programas de acompañantes y actividades sugeridas durante la Convención adicionales a las que tiene contemplada el cliente, como pueden ser: Fiestas tema, Actividades deportivas y de integración y Cursos, entre otros.
La agencia de Eventos deberá presentar su programa de trabajo, con lo que garantizará el buen desempeño de la convención, mismo que deberá ser adaptado a las necesidades de cada cliente; Es importante mencionar que cada agencia de eventos tiene su propio estilo y manera de organizar y aplicar sus logísticas.
Por último, es importante mencionar que si una organización quiere tener una convención innovadora, que tenga impacto entre sus participantes y marcar una diferencia con las tradicionales, ya existen en el mercado algunas agencias de eventos que ofrecen el servicio de desarrollo creativo, con el objeto de proponer y aplicar el tema óptimo, de acuerdo a los requerimientos y necesidades de cada cliente, con la finalidad de que éste, tenga una perspectiva de qué pueden sentir sus participantes de principio a fin, qué es lo que van a encontrar y qué pueden lograr durante la convención.