En la industria del turismo de reuniones, y particularmente en el ámbito corporativo, se habla mucho acerca de los congresos y las convenciones, sin embargo, no todos tenemos claros los objetivos y diferencias entre ambas prácticas, por lo que nos dimos a la tarea de consultar a los expertos de On Tempo Meetings & Congresses para que nos expliquen cuales son las diferencias, que en principio definieron como dos útiles prácticas que directa o indirectamente representan un importante retorno de inversión a las empresas.
Explicaron que un congreso es una reunión organizada por asociaciones o instituciones con fines educativos. Los congresos transmiten enseñanzas, nuevas técnicas o actualizaciones en cierta industria, por ejemplo, el sector médico es una de las áreas que más congresos organiza actualmente.
Estas reuniones por lo regular cuentan con patrocinadores de la industria relacionada al tema del congreso y la entrada es pagada por cada uno de los asistentes, y en algunas ocasiones la cuota puede incluir sólo la entrada al evento, mientras que en otras viene incluido el paquete con hospedaje, vuelos, comidas, etcétera, todo depende de los organizadores.
La mayoría de los grandes congresos son acompañados por áreas de exposición, ante ello las sedes deben contar con la infraestructura adecuada para poder distribuirlos de forma ordenada.
Su duración tampoco está estipulada, ya que pueden ser desde uno, dos, cinco o hasta 10 días, y teniendo en cuenta que el congreso debe ser vendido a patrocinadores y asistentes, es ideal comenzar a planearlo con al menos un año de anticipación.
A diferencia del congreso, una convención es una reunión organizada por una empresa para sus colaboradores, con el fin de transmitir resultados y realizar actividades de integración o servir como incentivo cuando son en destinos atractivos como playas o ciudades internacionales.
- Los gastos principales corren por cuenta de la empresa, como el hospedaje, los vuelos y la alimentación, entre otros rubros.
- En promedio las convenciones reciben desde 50 hasta 400 personas, aunque por supuesto, no hay un límite de asistentes. Algunas empresas cuentan con miles de colaboradores.
- Entre los destinos más destacados en México para las convenciones se encuentran las playas y ciudades como Guadalajara, Monterrey, Mérida y Querétaro.
Por la naturaleza del evento, es recomendable comenzar a planear las convenciones con un mínimo de seis meses de anticipación, pero en ambos casos, los congresos y las convenciones, es recomendable contratar a una empresa que se especialice en su organización, que regularmente cuentan con convenios con hoteles, líneas aéreas y sedes, lo que puede reducir gastos, además, toman en cuenta detalles que hacen la diferencia entre un evento cualquiera y una experiencia que los asistentes tendrán presente de por vida.
Es mejor si cuenta con personal certificado que la avalen como experta en su ramo (CMS y CIS son algunos ejemplos) y si pertenecen a organizaciones líderes en la materia como ICCA y PCO México.