Si bien es cierto que en México se cuenta con diferentes recintos, cada uno de ellos de diferentes capacidades y dimensiones para llevar a cabo un evento empresarial como: una convención, lanzamiento, seminario, cursos, exposiciones, reuniones de trabajo, comidas anuales entre otros eventos, sugiere a las empresas contactar a una agencia especializada en dichos eventos, que cuente con la capacidad de un sistema integral que permita organizar un sin número de servicios (registros, mobiliario, escenario, espectáculo, decoración, programa de alimentos y bebidas, fiestas temas, personal, material pop, equipo de audio e iluminación etc.).
También es importante que pueda garantizar el buen funcionamiento, de principio a fin, del evento, con el objeto de que la empresa se enfoque a cumplir sus objetivos, sea parte de su propio evento y no los descuide tratando de organizar un evento sin ser parte del mismo.
Para que una agencia pueda proponer el recinto adecuado para cualquier tipo de evento, dependiendo de las necesidades del cliente, éste le deberá proporcionar la siguiente información:
- Fecha deseada, número de días para el evento y horario
- Lugar sede seleccionado (si es en el Distrito Federal o en algún estado de la República)
- Número de personas
- Si requiere traslado
- Número de habitaciones, alimentos y bebidas requeridos
- Y lo más importante, dependiendo del número esperado la agencia deberá proporcionarle dos o tres alternativas de las cuales el cliente seleccionará de acuerdo a su presupuesto y necesidad.
- Adicionales: mobiliario, decoración, escenografía, espectáculo, material pop, obsequios, tours etc.
Actualmente la ciudad de México, dentro de los recintos que ofrece para los eventos empresariales, cuenta con un inmueble histórico conocido como el Gran Hotel de la Ciudad de México, considerado como el edificio más bello y suntuoso de la ciudad de México, después del Palacio de Bellas Artes.
Este inmueble fue remodelado y reinagurado en el 2005, y ofrece a las empresas once salones (de distintas dimensiones y capacidades) así como el Mezzanine para llevar a cabo eventos empresariales, en donde el cliente busque exclusividad, ya que éstos proporcionan una atmosfera de lujo, comodidad, historia y arquitectura.
Otro de los lugares que se sugiere como recinto para eventos empresariales y que aperturó sus servicios el año pasado es el Centro de Convenciones de San Ángel, al sur de la ciudad, el cual ofrece una arquitectura minimalista.
Independientemente del evento empresarial que desee llevar a cabo cualquier tipo de empresa, es importante que junto con su agencia de eventos visite los diferentes recintos para conocerlos y sacar el mejor beneficio de los mismos (desde su ubicación, capacidad de estacionamiento, lay out, servicios que ofrecen).
Asimismo su agencia de eventos le deberá proporcionar y sugerir las nuevas tendencias del mercado a fin y lograr un evento de calidad al mejor precio con la finalidad de que la empresa logre siempre estar delante de su competencia o dejar una marca entre sus empleados.
Por último es importante mencionar que en estas fechas los recintos ya empezaron a ofrecer o armar con las agencias de eventos diferentes paquetes de alimentos y servicios muy competitivos relacionados con las comidas, cenas y brindis anuales, que las agencias complementan con fiestas temas, actividades de integración, espectáculos, decoración, barras de bebidas, obsequios, etc., con el objeto de que las empresas puedan ofrezcer a su personal una grata atmosfera de convivencia, logrando con ello (si se refuerza con una actividad de integración) un sentido de pertenencia para finalizar un ciclo laboral y comenzar otro con mucha energía, todo depende del presupuesto de cada empresa.
